Alles, was Flenio kann — Schritt für Schritt erklärt.

Flenio ist die Projektmanagement-Plattform für DACH-Teams: Aufgaben, Projekte, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungen, Ziele und Berichte in einem Werkzeug — gehostet in der Schweiz, vollständig auf Deutsch und konform mit revDSG und DSGVO.

Dieses Handbuch führt dich von der ersten Anmeldung bis zur Automatisierung deiner Arbeitsabläufe. Du kannst es von oben nach unten durchlesen oder über die Navigation links gezielt zu einem Thema springen.

1. 1Workspace anlegen — dein zentraler Arbeitsbereich für Projekte, Team und Einstellungen.
2. 2Erstes Projekt erstellen — leer starten oder eine Vorlage wählen.
3. 3Aufgaben anlegen und in der passenden Ansicht (Liste, Kanban, Timeline, Kalender) organisieren.
4. 4Team einladen und Rollen vergeben.
5. 5Integrationen, Automationen und Berichte einrichten, sobald die Basis steht.

Beim ersten Login legst du deinen Workspace an und gibst ihm einen Namen — zum Beispiel deinen Firmennamen. Jeder Workspace hat einen eigenen Plan, ein eigenes Team und eigene Daten. Du kannst beliebig viele Workspaces betreiben, etwa pro Firma oder pro Kunde.

1. 1Öffne Einstellungen → Workspace.
2. 2Lege Name und Brand-Farbe fest — die Farbe prägt Akzente in der gesamten Oberfläche.
3. 3Wähle die relevanten Feiertage (Schweiz, Deutschland, Österreich, kantonal/regional), damit Timeline und Workload Nicht-Arbeitstage korrekt berücksichtigen.
4. 4Bestätige die Daten-Residency — Flenio hostet deine Daten in der Schweiz.

Klicke auf das Plus neben «Projekte» in der Seitenleiste. Du kannst leer starten oder eine Vorlage wählen — etwa eine Demo-Roadmap, einen Marketing-Sprint oder eine Methodenvorlage wie HERMES.

• Jedes Projekt erhält eigene Aufgaben, ein eigenes Board und alle Projektansichten.
• Du kannst einen Projektleiter sowie Projektrollen pro Mitglied festlegen.
• Projekte lassen sich später jederzeit umbenennen, archivieren oder als Vorlage speichern.

Eine Aufgabe ist die kleinste Einheit in Flenio. Du gibst ihr einen Titel, optional eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität und eine oder mehrere zuständige Personen.

• Mehrere Zuständige: Weise eine Aufgabe gleichzeitig mehreren Teammitgliedern zu.
• Unteraufgaben: Zerlege Grosses in machbare Schritte — Fortschritt rollt nach oben.
• Natürliche Datumseingabe: Tippe «nächsten Donnerstag» oder «in 2 Wochen», Flenio erkennt das Datum automatisch.
• Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend — steuert Sortierung und Workload.
• Status: Backlog, Todo, In Arbeit, Review, Erledigt.

Jedes Projekt zeigt deine Aufgaben in mehreren Ansichten. Es sind immer dieselben Daten — nur anders dargestellt. Wechsle oben im Projekt über die Reiter.

Das Kanban-Board gliedert Aufgaben in Spalten nach Status (Backlog, Todo, In Arbeit, Review, Erledigt). Ziehe Karten zwischen Spalten, um den Status zu ändern.

• Drag-and-drop aktualisiert Status und Reihenfolge sofort — synchron für alle.
• Karten zeigen Verantwortliche, Priorität, Fälligkeit und Unteraufgaben-Fortschritt.
• Filtere nach Person, Priorität oder Label, um dich zu fokussieren.

Die Timeline stellt Aufgaben als Balken auf einer Zeitachse dar. So erkennst du Überschneidungen, planst Phasen und behältst Liefertermine im Blick.

• Balken per Ziehen verschieben oder in der Länge anpassen, um Start und Ende zu ändern.
• Feiertage aus den Workspace-Einstellungen werden als Nicht-Arbeitstage berücksichtigt.
• Ideal für Roadmaps, Sprints und methodische Projekte (z. B. HERMES).

Der Projekt-Kalender zeigt Aufgaben an ihrem Fälligkeitsdatum. Daneben gibt es den globalen Kalender (Seitenleiste), der projektübergreifend alle deine Termine bündelt.

Jedes Projekt bietet über die Standardansichten hinaus weitere Reiter für vollständiges Projektmanagement.

Die Inbox (Seitenleiste: «Aufgaben») bündelt projektübergreifend alles, was deine Aufmerksamkeit braucht: Aufgaben, die dir zugewiesen sind, Fälligkeiten und Erwähnungen aus Kommentaren.

Jede Aufgabe hat einen Kommentarbereich. Schreibe @ und den Namen, um eine Person zu erwähnen — sie wird automatisch benachrichtigt und findet die Aufgabe in ihrer Inbox.

• Erwähnungen lösen In-App- und optional E-Mail-Benachrichtigungen aus.
• Kommentare erscheinen im Aktivitätsprotokoll des Projekts.
• Neue Kommentare können Automationen auslösen (siehe Automationen).

Flenio synchronisiert Änderungen in Echtzeit. Verschiebt jemand eine Kanban-Karte, ändert einen Status oder kommentiert, sehen es alle ohne Neuladen.

Erfasse Zeit pro Aufgabe oder Projekt. Die gebuchten Stunden fliessen in Berichte, Workload-Auslastung und die Rechnungsstellung.

1. 1Öffne Zeit in der Seitenleiste (oder G dann Z).
2. 2Wähle Projekt und Aufgabe, gib Dauer und Datum ein.
3. 3Markiere Einträge optional als abrechenbar, um sie später in Rechnungen zu übernehmen.

Die Ressourcenplanung zeigt, wie ausgelastet jede Person über einen Zeitraum ist. Du planst geplante Arbeit pro Person und Projekt und erfasst Abwesenheiten wie Ferien oder Krankheit.

• Workload-Ansicht: visualisiert Über- und Unterlastung pro Teammitglied.
• Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Ferien) reduzieren die verfügbare Kapazität automatisch.
• Feiertage aus dem Workspace fliessen in die Kapazitätsberechnung ein.

Erstelle Rechnungen direkt in Flenio — auf Basis erfasster Zeit oder als freie Positionen. Verwalte Kunden, berechne MwSt. und exportiere als PDF.

• Kundenverwaltung mit Adressdaten für mehrere Länder.
• Schweizer QR-Rechnung für reibungslose Zahlungen.
• Status-Tracking: offen, bezahlt, überfällig.
• E-Invoice-Unterstützung für strukturierte elektronische Rechnungen.

Im Budget-Tab eines Projekts hinterlegst du ein Budget und verfolgst, wie viel davon durch erfasste Zeit und Kosten bereits verbraucht ist — so erkennst du Überschreitungen rechtzeitig.

Mit Zielen (OKRs) verbindest du die tägliche Arbeit mit der Strategie. Lege Ziele an, verknüpfe sie mit Projekten und verfolge den Fortschritt.

• Status pro Ziel: On Track, At Risk, Off Track, Erreicht.
• Aus Projekten synchronisieren: Fortschritt wird aus verknüpften Projekten abgeleitet.
• Verantwortliche pro Ziel zuweisen.

Berichte verdichten deine Daten zu Kennzahlen: erledigte vs. offene Aufgaben, erfasste Zeit, Auslastung und Projektfortschritt. So lieferst du Stakeholdern jederzeit einen klaren Status.

Speichere bewährte Projekte als Vorlage und erstelle neue Projekte daraus per Klick. Die Dokument-Bibliothek bietet zusätzlich fertige Vorlagen (z. B. Projektaufträge, Methoden-Templates) zum Herunterladen und Anpassen.

Bring deine bestehenden Projekte mit. Flenio importiert aus den gängigen Tools und gleicht Felder KI-gestützt ab, sodass Titel, Status, Fälligkeiten und Zuständige korrekt landen.

1. 1Exportiere deine Daten aus dem Quelltool als CSV.
2. 2Öffne in Flenio Import (Seitenleiste) und lade die Datei hoch.
3. 3Prüfe die KI-gestützte Feldzuordnung und passe sie bei Bedarf an.
4. 4Bestätige — Flenio legt Projekt und Aufgaben an.

Automationen nehmen dir wiederkehrende Handgriffe ab. Eine Regel besteht aus einem Auslöser («Wenn …») und einer oder mehreren Aktionen («… dann»). Du legst sie unter Einstellungen → Automationen an, optional pro Projekt eingegrenzt.

FlenioAI ist der eingebaute Assistent. Öffne ihn über das Assistenten-Symbol und stelle Fragen in normaler Sprache — er kennt deinen Workspace und antwortet auf Deutsch.

• «Was sind heute meine wichtigsten Aufgaben?» — priorisierte Tagesübersicht.
• «Welche Aufgaben sind überfällig?» — sofortiger Rückstands-Check.
• «Fasse den Status meiner Projekte zusammen.» — Projektüberblick in Sekunden.
• «Hilf mir, meine Woche zu priorisieren.» — Wochenplanung mit Vorschlägen.

Über den Assistenten hinaus unterstützt dich KI punktgenau dort, wo du arbeitest — direkt in der Aufgabe oder beim Anlegen eines Projekts.

Aufgaben, die regelmässig anfallen — Wochenreports, monatliche Abrechnungen, wiederkehrende Checks — kannst du als wiederkehrend markieren. Flenio legt sie im gewählten Rhythmus automatisch neu an, du musst nichts manuell duplizieren.

Möchtest du Flenio erst gefahrlos testen, startest du einen Demo-Workspace mit Beispielprojekten und -aufgaben. So lernst du alle Ansichten kennen, bevor du echte Daten einträgst. Demo-Inhalte werden automatisch wieder aufgeräumt.

Verbinde deinen Kalender unter Einstellungen → Integrationen, damit Fälligkeiten und Termine zwischen Flenio und deinem Kalender synchron bleiben.

• Google Calendar — per OAuth verbinden.
• Outlook / Microsoft Calendar — per OAuth verbinden.
• iCal-Feed — abonniere deine Flenio-Termine in jedem Kalender per Feed-Link.

Verbinde Slack oder Microsoft Teams, um Flenio-Ereignisse (z. B. neue oder erledigte Aufgaben) in deine Kanäle zu posten — entweder direkt oder über Webhook-Aktionen in Automationen.

Flenio bindet bexio (Schweiz) per OAuth an und unterstützt DATEV-konforme Exporte (Deutschland), damit deine Rechnungen reibungslos in die Buchhaltung fliessen.

Füge in Projekt-Docs Links zu unterstützten Diensten ein — Flenio bettet sie als Vorschau ein, statt nur einen nackten Link zu zeigen.

• Design & Whiteboard: Figma, Miro.
• Video: Loom, YouTube, Vimeo.
• Dokumente: Google Docs, Notion.
• Entwicklung: GitHub, Linear.

Über die Zapier-Anbindung und generische Webhooks verknüpfst du Flenio mit nahezu jedem anderen Dienst. Details zu Ereignissen findest du im Abschnitt Webhooks unter «Für Entwickler».

Unter Einstellungen → Mitglieder lädst du Personen per E-Mail ein und weist ihnen Rollen zu. Rollen steuern, was jemand sehen und ändern darf — auf Workspace- und Projektebene.

1. 1Öffne Einstellungen → Mitglieder.
2. 2Gib die E-Mail-Adresse ein und wähle eine Rolle.
3. 3Die Person erhält eine Einladung und tritt nach Annahme dem Workspace bei.

• Profil: Name, Avatar, Sprache und Zeitzone unter Einstellungen → Profil.
• Benachrichtigungen: Steuere unter Einstellungen → Benachrichtigungen genau, welche Ereignisse dir per E-Mail und welche nur in der App gemeldet werden.

Mit Intake-Formularen (Einstellungen → Formulare) sammelst du Anfragen von aussen. Du definierst eigene Felder und ein Zielprojekt; jede Einsendung landet automatisch als Aufgabe.

1. 1Erstelle ein Formular, definiere Felder (z. B. Betreff, Beschreibung) und wähle ein Zielprojekt.
2. 2Kopiere den öffentlichen Link und teile ihn mit Kund:innen oder Kolleg:innen.
3. 3Eingaben erscheinen als neue Aufgaben im gewählten Projekt.

Die PM-Akademie bietet Kurse und Lektionen zu Projektmanagement-Methoden. So bringst du dein Team auf einen gemeinsamen Wissensstand, ohne Flenio zu verlassen.

Unter Einstellungen → Sicherheit schützt du dein Konto. Aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App (TOTP) und behalte den Überblick über alle angemeldeten Geräte.

• 2FA / TOTP: zusätzlicher Code beim Login über eine Authenticator-App.
• Sitzungen: sieh alle aktiven Geräte/Browser und beende einzelne oder alle anderen Sitzungen.
• Passwort jederzeit ändern.

Du kannst deine Daten exportieren und dein Konto inklusive aller eigenen Workspaces löschen. Damit erfüllt Flenio die Betroffenenrechte aus revDSG und DSGVO.

Für Unternehmen unterstützt Flenio Single Sign-On über SAML (Einstellungen → SSO). Dein Team meldet sich über euren Identity-Provider an; die Konfiguration nimmt ein Workspace-Admin vor.

Über die Flenio-API steuerst du deine Daten programmatisch. Erstelle einen API-Schlüssel unter Einstellungen → API und authentifiziere damit deine Anfragen an die v1-Endpunkte.

• Ressourcen: Workspaces, Projekte und Aufgaben (tasks, projects, workspaces).
• Zapier-Endpunkte für No-Code-Verknüpfungen.
• Schlüssel lassen sich benennen, deaktivieren und widerrufen.

Webhooks (Einstellungen → Webhooks) schicken bei bestimmten Ereignissen eine HTTP-Anfrage an eine von dir hinterlegte URL — ideal für Slack, Zapier oder eigene Systeme. Fehlgeschlagene Zustellungen werden automatisch erneut versucht.

Drücke jederzeit ? für die Übersicht aller Tastenkürzel. Die wichtigsten:

Dieser Ablauf verbindet mehrere Funktionen zu einem durchgängigen Prozess. So sieht ein typischer Kundenauftrag in Flenio aus:

1. 1Anfrage erfassen: Kund:in füllt dein Intake-Formular aus — die Anfrage landet automatisch als Aufgabe im Zielprojekt.
2. 2Projekt aufsetzen: aus einer Vorlage starten oder per KI ein Projekt aus der Anfrage generieren.
3. 3Arbeit organisieren: Aufgaben im Kanban abarbeiten, Zeit auf abrechenbare Positionen buchen.
4. 4Automatisch informieren: Automation «Status → Erledigt» sendet dem Kunden bzw. der Projektleitung eine Meldung.
5. 5Abrechnen: aus der erfassten Zeit eine Rechnung mit QR erstellen und per bexio/DATEV in die Buchhaltung übergeben.

1. 1Sprint-Projekt anlegen, Aufgaben aus dem Backlog in «Todo» ziehen.
2. 2Im Kanban arbeiten — Karten wandern von «In Arbeit» über «Review» zu «Erledigt».
3. 3Automation: «Status → Review» weist automatisch die Lead-Person zur Abnahme zu.
4. 4Workload prüfen, damit niemand überlastet ist.
5. 5Zum Sprint-Ende einen KI-generierten Statusbericht teilen.

1. 1Montag: FlenioAI fragen «Hilf mir, meine Woche zu priorisieren».
2. 2Täglich: Inbox abarbeiten, mit C neue Aufgaben festhalten.
3. 3Laufend: Zeit pro Aufgabe buchen, abrechenbare markieren.
4. 4Freitag: Wochenfortschritt im Bericht prüfen.
5. 5Monatsende: erfasste Zeit in eine QR-Rechnung überführen.

Flenio gibt es in mehreren Plänen. Alle hosten in der Schweiz und setzen DSGVO- und revDSG-Standards um. Die jeweils aktuellen Preise findest du auf der Preise-Seite — hier geht es um den Funktionsumfang.